Gæstearrangør

Utopias arrangør regler

– For folk der arrangerer under foreningen Utopia

Disse retningslinjer er lavet, da der ved tidligere arrangementer under foreningen, har været manglende oplysninger og både før og efter arrangementer og tvivlsspørgsmål om hvem og hvad der forventes af arrangørerne og hvad bestyrelsen har af opgaver.

Bestyrelsens opgaver

Er at informere arrangørerne om reglerne for at arrangere i foreningen Utopia. Bestyrelsens opgave er ligeledes at sørge for at indhente regnskab efter senariet og evt. overskud. Alt andet økonomisk skal sendes til kasseren på mailen bestyrelse@utopialive.dk, som vil tage det op på et bestyrelsesmøde.

Økonomi

Der skal udfyldes en tilmeldingsliste over hvem der har deltaget i arrangementet, hvor der også står om de er medlemmer af Utopia eller ikke. Det er jeres bevis overfor bestyrelsen, hvor mange der har deltaget, såfremt I bliver spurgt om det, i forhold til regnskabet.

Regnskabet er egentligt bare en oversigt over indtægter og udgifter, med dertilhørende kvitteringer. Kvitteringerne kan evt. klistres på en et stykke papir, hvorefter der tages et tydeligt billede af dem, og som kan vedhæftes som fil, sammen med regnskabet, når det skal sendes til bestyrels@utopialive.dk efter arrangementet er slut.

Medlemmer skal Ifølge foreningens vedtægter have rabat, og hvis det er et større/længerevarende arrangement (over 3 timer), da er medlemsrabatten 30 kr. En liste over hvem der er medlemmer, kan tilsendes til en af arrangørerne.

Vi anbefaler at arrangørerne kører med 10% reglen, som er ca. den procentdel af spillerne der ofte melder fra eller ikke dukker op. Det er for jeres egen skyld, så I som arrangørerne ikke lige pludseligt står med et underskud I selv skal dække.

Det er muligt at ansøge bestyrelsen om et tilskud til arrangementet, som ikke forventes tilbagebetalt. Det er op til den siddende bestyrelse at afgøre om der er penge nok i foreningskassen til det. Tilskuddet skal indsættes som indtægt i regnskabet.

Der må ikke planlægges med et underskud og der kan ansøges om, at foreningen Utopia dækker et evt. underskud, hvis mere end 10% melder afbud, efter sidste tilmeldingsfrist.

Alt overskud går til foreningen Utopia. Arrangører og hjælpere, må ikke få løn eller del af overskuddet, med mindre det er aftalt med bestyrelsen. Der må ikke med vilje planlægges på underskud, og evt. underskud, skal betales af arrangørerne, såfremt det ikke kan dækkes at ovenstående underskudsregel.

Det er foreningen der skal dække evt. skader på de steder som bliver brugt. Er der et overskud fra arrangementet, da tages der af det overskud først.

Vi anbefaler at betalingstilmeldingsfristen ligges tidligst 5 dage før og senest på dagen inden spilstart. Tilmeldingsfristen til arrangementet, kan dog godt ligge meget tidligere (fx hvis der skal skrives roller eller hyres instruktører o.l.).

Tilmeldingsfristen skal overholdes og det er ikke bestyrelsen, eller foreningen andre faste arrangørers ansvar, at finde flere spillere til jeres senarie. Vi anbefaler at der sættes en minimumsgrænse for antal deltagere fx min. 15 deltagere, før en evt. aflysning, hvor datoen er forudbestemt.

Folk der ikke har betalt til tilmeldingsfristen, skal ikke have lov til at deltage (det skal stå meget tydeligt). Det hindrer unødigt bøvl med at, folk lover at betale derude, og så ikke kommer alligevel og derfor heller ikke får betalt.

Der er ikke nogen der må deltage gratis, med mindre det er aftalt på forhånd, (fx hvis arrangørerne ikke skal betale og dermed er deltager prisen dyrere for deltagerne). Hvis der er deltager betaling, så skal det være ens for alle, så dem der har betalt, ikke kommer til at føle sig snydt over, at de har betalt imens andre kan få lov til at deltage gratis (det kan give uvilje imod foreningens andre arrangementer, selvom det måske ikke er samme arrangører).

Der må gerne søges om tilskud, af foreningen til arrangementet, specielt hvis det er indkøb af ting, der kan genbruges til foreningen andre arrangementer.

Praktisk

Er du i tvivl om hvilket tlf. nr. du skal bruge for at reservere lokaler eller område (efter kontakt til kommunen eller på deres hjemmeside), da kontakt formanden og få tlf. nr. eller mail adresse. Det er arrangørernes ansvar at reservere lokaler, samt hente og bringe nøgler.

Det er en af arrangørerne der har de praktiske opgaver, dvs. lave tilmeldingslisten, checke mail, hente og aflevere nøglen osv.

Det er muligt at låne foreningens materialer enten af bestyrelsen eller lederne for de forskellige arrangementer. Nøgle til foreningens kælder eller brætspilsskab kan lånes.

Der skal som minimum reklameres for arrangementet, på foreningen dertilhørende facebook side, ”Utopia, live i Fredericia” eller ”Utopia Social”.

Vedrørende arrangementet

Der skal være en hovedarrangør og denne har én kontaktperson som sidder i bestyrelsen, er arrangør på en af forenings andre arrangementer, eller sidder i en af foreningens andre ledelser.

Regler til arrangementer, skal læses igennem af mindst en anden, så stavefejl og underlige formuleringer eller uklare formuleringer, kan fanges i opløbet.

Hvis noget materiale bliver sendt til deltagerne inden arrangementsdagen, så skal det være til alle deltagerne og ikke kun nogen af dem. Så hvis der skal sendes noget ud, så send det hele ud til alle deltagerne, den samme dag.